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Minha missão hoje é falar sobre trabalho, uma necessidade de 99,9% da população mundial. Não sou nenhum guru do ramo, mas vou compartilhar com vocês algumas coisas que deram certo pra mim.

Quando falamos de trabalho, é natural usarmos a palavra tempo. Uma palavra comum, de apenas cinco letras, mas que é tão preciosa como o próprio tempo, fisicamente falando. Usamos muito o fator tempo como uma desculpa. Quando não queremos fazer algo, ou realmente não podemos fazer, falamos que “estamos sem tempo”. Quando os prazos estouram, a mesma coisa, “era pouco tempo e muitas tarefas”. E quando esquecemos de mandar um e-mail, por exemplo, o chefe liga e te cobra esta ação, você prontamente responde: “Ainda não tive tempo de mandar”!

Só que ao proferir essas “desculpas”, esquecemos que somos senhores do nosso próprio tempo. Se ele está faltando, se você realmente está sem tempo, alguma coisa está errada. Organizar seu tempo é a primeira ação para descobrir este erro.

Priorize seu dia

Ao chegar no trabalho, planeje tudo que será feito durante o dia: levante as pendências do dia anterior; verifique sua caixa de e-mails, destaque as tarefas importantes a serem realizadas hoje. Faça uma lista de prioridades, numere de acordo com a ordem de execução e siga essa ordem durante o dia. É muito importante que esta seja a sua primeira tarefa no dia, uma ação que pode levar 15 minutos e evitar a perda de até duas horas do seu tempo.

Organize seu e-mail

Sua caixa de entrada não é um depósito de e-mails. Tudo que chegar deve ter um destino: armazenar em uma pasta, delegar a outra pessoa, deletar. Mantenha em sua caixa de entrada apenas e-mails delegados a outras pessoas (aguardando retorno) ou que necessitam de alguma providência. Use-a como uma lista de pendências, isso pode ajudar a não esquecer alguma tarefa. O que foi “despachado”, foi resolvido.

Organizar é otimizar o tempo de procura.

Exercite o uso do “Não”

Você não precisa dizer sempre sim para tudo. As vezes queremos impressionar os chefes, e até os próprios companheiros de trabalho, assumindo mais do que podemos fazer. Se você não pode fazer algo – por diversos motivos -, seja sincero e diga “não” logo. Quando você diz “sim” para os outros, sabendo que não há possibilidade de cumprir o compromisso, está assumindo uma responsabilidade que não gostaria, e no final, será penalizado de uma forma ou outra. Se tornará uma profissional não confiável. A regra é simples: nunca diga “sim” para alguém quando na verdade quer dizer “não”.

Centralize suas informações

Existem diversos sites que permitem guardar suas informações profissionais (contato, agenda, tarefas, projetos, informações) de forma organizada. Esse tipo de site ajuda você a organizar seus dados e evitar perder tempo procurando informações em diversas fontes diferentes, além acessá-los de qualquer lugar. O Google Apps e o SkyDrive são dois bons exemplos do chamado armazenamento em nuvem, uma opção para centralizar nossas informações.

Jogue fora o que não interessa

Você tem algum tempo de casa e já atuou em diversos projetos, todos estes projetos deixaram rastros no seu computador e em sua, armários e afins. Dentre estes, muitos são importantes arquivar, mas muitos outros são rascunhos, cópias e documentos desatualizados que não servem mais, vale a pena liberar espaço e facilitar a organização. Isso para o caso dos documentos físicos, falando do computador, nunca é bom deletar nada, é mais recomendável reservar uma pasta (talvez até um HD externo só pra isso) para descarregar o que aparentemente não lhe serve mais.

Você só vai saber que tem muito papel quando procurar algo e não encontrar.

Utilize um sistema de pastas

Não guarde seus documentos jogados de qualquer jeito. Crie pastas com assuntos específicos: Carro, IR, Bancos, Contas a Pagar, Contas a Receber, Imóvel, Faculdade… Coloque a papelada em pastas nomeadas, assim terá um acesso mais fácil a tudo que precisar. E claro, para os arquivos digitais a regra é a mesma. Crie uma árvore de pastas separadas pelos mesmos temas em que foram guardados os documentos, assim é possível até fazer uma sincronia entre as informações.

São procedimentos simples, mas que podem ajudar. Implemente cada um aos poucos em sua rotina, até mesmo nessa ordem, depois nos conte se houve resultados.